Het aantrekken van nieuwe collega’s wordt in veel organisaties erbij gedaan door de HR-afdeling. Vanuit het perspectief van professionele recruiters is echter duidelijk: werving en selectie vereisen structurele aandacht en specialisme. In deze blog neem ik jullie mee waarom recruitment laten oppakken door een HR-collega zelden goed uitpakt. Ik vertel over de huidige druk op HR-teams, het belang van een professioneel wervingsproces en waarom een HR-collega daar vaak geen ruimte voor heeft.
Recruitment vereist structurele aandacht
Het binnenhalen van de juiste mensen is van strategisch belang voor iedere organisatie. HR-analist Josh Bersin maakte de opmerking: “de beste strategieën slaan niet aan zonder het juiste talent aan boord.” Recruitment is dus niet zomaar een taak, maar een belangrijke strategische activiteit.
Toch wordt werving in de praktijk vaak gezien als iets wat HR erbij kan doen. Die kijk op recruitment klopt in mijn optiek niet met de werkelijkheid: het is een vak op zich. Een goede recruiter bouwt aan een netwerk, zoekt actief naar talent en zorgt voor een prettige ervaring voor kandidaten. Dat zijn geen taken die je er zomaar even erbij doet. Het kost veel tijd om relaties op te bouwen en contact te onderhouden met verschillende potentiële kandidaten. Een HR-collega die naast alle andere werkzaamheden ook nog (vaak snel) een vacature moet invullen, heeft het meestal al druk genoeg en dus weinig of geen tijd. Werven vraagt om focus, toewijding en andere vaardigheden dan je in een HR-rol nodig hebt.
HR-afdelingen & prioriteiten
HR-teams zijn vaak druk met veel verschillende belangrijke taken. Je kan hierbij denken aan het begeleiden van zieke medewerkers, het opstellen van contracten, salarissen, verlof en het creëren van verschillende beleidsplannen. De dagelijkse gang van zaken kost hierdoor dan ook veel tijd. Uit onderzoek blijkt bijvoorbeeld dat gemiddeld 39% van de HR-capaciteit opgaat aan puur administratieve activiteiten (Personio, 2020). Ook geeft 73% van HR-leiders aan dat hun werkbalans nog steeds te veel leunt op administratie en processen in plaats van op strategische taken (Gurchiek, 2023). Ze zijn vooral bezig met het draaiende houden van de dagelijkse gang van zaken. In kleinere organisaties komt het vaak voor dat één HR-generalist verantwoordelijk is voor alles: van urenregistratie en contracten tot aan het werven van nieuwe collega’s.
Een ander knelpunt is het stellen van prioriteiten. HR krijgt vaak te maken met dringende zaken zoals ziekteverzuim, arbeidsconflicten of wetswijzigingen die direct aandacht vragen. Werving is belangrijk voor de lange termijn, maar voelt minder urgent en schuift daardoor makkelijk naar de achtergrond. Het gevolg hiervan is dat recruitment wordt uitgesteld of snel tussendoor gedaan als de druk oploopt.
Dynamiek van een oververhitte arbeidsmarkt
Buiten de hoge interne werkdruk om, zorgt ook de arbeidsmarkt voor extra uitdagingen. In een krappe arbeidsmarkt waarin we ons momenteel bevinden, wordt het steeds moelijker om vacatures te vervullen. Er is simpelweg een tekort aan geschikte kandidaten. Uit onderzoek blijkt dat meer dan 75% van de organisaties recent moeite had om hun fulltime functies in te vullen. In een studie van SHRM gaf zelfs 83% van de HR-professionals aan dat het afgelopen jaar lastig was om goed talent te vinden. Het gevolg hiervan is dat werkgevers zich veel op dezelfde kandidaten richten, waardoor er meer concurrentie ontstaat om de juiste mensen binnen te halen (Gurchiek, 2023b).
In de huidige markt hebben kandidaten vaak meerdere opties, waarin de beste talenten schaars zijn. Wanneer opvolging te lang op zich laat wachten, kiezen zij al gauw voor een andere kans. Onderzoek van recruitment-expert John Sullivan toont aan dat topkandidaten gemiddeld al binnen tien dagen van de markt zijn (Admin, 2025). Wie dus niet snel genoeg is, verliest vrijwel zeker de beste mensen aan een snellere concurrent. Veel HR-afdelingen kunnen die snelheid niet bijbenen wanneer recruitment geen hoofdtaak is. Wanneer cv’s blijven liggen omdat HR eerst een urgente interne kwestie moet oppakken, kunnen goede kandidaten afhaken. Ze verliezen hun interesse of kiezen simpelweg voor een ander aanbod. (ERE)
Waarom een professioneel recruitmentproces het verschil maakt
Een zorgvuldig en professioneel ingericht recruitmentproces draagt bij aan de kwaliteit van nieuwe medewerkers en aan de snelheid waarmee vacatures worden ingevuld. Maar wat verstaan we precies onder een professioneel recruitmentproces? En waarom blijkt het in de praktijk lastig als recruitment slechts erbij wordt gedaan?
Ik zal een aantal belangrijke aspecten toelichten:
- Persoonlijk contact en kandidaat-ervaring: Recruiters bouwen structureel aan relaties met potentiële kandidaten. Ze benaderen hen proactief, onderhouden contact en begeleiden kandidaten gedurende het sollicitatieproces. Deze gerichte aandacht draagt bij aan een consistente en prettige ervaring voor kandidaten. Een positieve ervaring tijdens het sollicitatieproces kan van invloed zijn op de beslissing van kandidaten om voor een organisatie te kiezen. Daarnaast speelt het mee in de employer branding rond de organisatie als werkgever. Wanneer recruitment slechts een deeltijdverantwoordelijkheid is binnen HR, ontbreekt vaak de tijd om deze persoonlijke benadering consequent toe te passen. Dit kan ertoe leiden dat kandidaten minder betrokkenheid ervaren, wat de aantrekkelijkheid van de organisatie als werkgever op termijn kan verminderen.
- Grondige voorselectie: Een professioneel ingericht wervingsproces bevat standaardstappen zoals het zorgvuldig doornemen van cv’s, het voeren van telefonische intakes en het eventueel controleren van referenties. Deze voorselectie helpt om alleen de meest geschikte kandidaten voor te stellen aan de hiring manager.
Daarnaast begint een effectief wervingsproces vaak al ruim voordat er een vacature is. Recruiters bouwen actief aan een netwerk door bijvoorbeeld via LinkedIn contact te leggen met potentiële kandidaten. Door vroegtijdig interesse te tonen, ontstaat er vaak een verbinding tussen de recruiter en potentiële kandidaat. Wanneer deze potentiële kandidaat later op zoek gaat naar een nieuwe baan, of wanneer er binnen de organisatie een passende functie vrijkomt, is de kans groter dat de eerder opgebouwde connectie resulteert in een invulling van de vacature.
Hoewel deze aanpak tijdsintensief is, verkleint het de kans op een mismatch tussen kandidaat, organisatie en de functie aanzienlijk. Onderzoek toont aan dat een verkeerde aanstelling gemiddeld ongeveer 30% van het bruto jaarsalaris kan kosten. Dit is exclusief de indirecte gevolgen, zoals verlies van productiviteit, verhoging van de werkdruk en verstoring binnen het team (HBK). - Proactief zoeken naar talent: In een krappe arbeidsmarkt is het niet voldoende om uitsluitend te vertrouwen op kandidaten die zelf actief solliciteren. Een proactieve benadering is belangrijk om ook die professionals te bereiken die niet actief op zoek zijn naar een nieuwe functie, maar wel openstaan voor een interessante mogelijkheid. Professionele recruiters gebruiken hiervoor verschillende kanalen, zoals LinkedIn, talent databases, netwerken, campusrecruitment en directe benadering.
- Snel schakelen: Een professioneel ingericht recruitmentproces is gericht op snelheid en voortgang. Dat betekent onder meer snel reageren op sollicitanten, tijdig plannen van gesprekken en het nemen van beslissingen zonder onnodige vertraging. In een krappe arbeidsmarkt is snelheid van groot belang: gekwalificeerde kandidaten zijn vaak binnen enkele dagen van de markt. Wanneer recruitment slechts een aanvullende taak is binnen HR, blijkt het in de praktijk lastig om deze snelheid te waarborgen. Interne procedures, beperkte beschikbaarheid en andere prioriteiten zorgen regelmatig voor vertraging. Hierdoor neemt het risico toe dat geschikte kandidaten afhaken of hun interesse verliezen in de vacature.
Samenvattend draagt een professioneel ingericht recruitmentproces bij aan het sneller en gerichter aantrekken van geschikte kandidaten. Dit vereist structurele aandacht, inhoudelijke kennis en een consequente aanpak. Wanneer werving ad hoc en niet consistent plaatsvindt, gaat dit ten koste van de kwaliteit van het proces. Kandidaten ervaren dit bijvoorbeeld in de vorm van trage communicatie of een gebrek aan betrokkenheid. Zulke ervaringen beïnvloeden niet alleen hun keuze, maar ook het bredere beeld van de organisatie als werkgever. Een zorgvuldig en mensgericht recruitmentproces versterkt daarentegen de employer branding van een organisatie op de arbeidsmarkt en vergroot de kans op duurzame matches.
Conclusie
Recruitment is te belangrijk om er “even bij” te doen. In een arbeidsmarkt waarin snelheid, persoonlijk contact en strategisch inzicht het verschil maken, werkt een inconsistent of ad hoc aanpak simpelweg niet. De druk op HR-teams is groot, en hoewel de intentie er vaak wel is, ontbreekt het aan tijd, structuur en de ruimte om werving echt goed aan te pakken.
Een professioneel recruitmentproces draait om relaties opbouwen, proactief zoeken, zorgvuldig selecteren en kandidaten goed begeleiden. Als je dat serieus aanpakt, krijg je rust, snelheid en betere matches. En dat is precies wat je nodig hebt om als organisatie een sterke employer branding te maken.
Wil je recruitment binnen jouw organisatie professioneler inrichten? Neem contact met ons op voor een passend advies en ontdek hoe we samen bouwen aan een doeltreffend wervingsproces.
