Geen modewoord, maar strategisch kompas
In de context van WGROW beschouwen we flexibiliteit niet als loos modewoord, maar als kernwaarde: als voorwaarde om organisaties structureel te kunnen laten groeien, veerkrachtig te maken en betekenisvol te verbinden.
Maar wat bedoelen we dan precies met “flexibiliteit” binnen een organisatie? En is het realistisch om te verwachten dat medewerkers én organisatie dat “altijd” waarmaken?
In deze blog wil ik drie vragen verkennen:
1. Wat betekent flexibiliteit in een bedrijfscultuur?
2. Wat mogen werkgevers en managers realistisch verwachten?
3. Waar moet je als leider op focussen, en waarop niet, zodat flexibiliteit geen ijdele belofte wordt maar een werkbaar model?
Flexibiliteit is ook het thema van ons netwerkevent GROEI! op 6 november. Aan het einde deel ik daarom een sneak peek van de leidraad die ik daar zal gebruiken. Zie het maar als een appetizer.
Wat is flexibiliteit in een organisatiecultuur?
Flexibiliteit in een organisatie verwijst naar het vermogen om zich snel en effectief aan te passen aan interne én externe veranderingen, zonder dat de basiswaarden en doelstellingen in chaos verworden. In de wetenschappelijke literatuur wordt flexibiliteit soms onderscheiden van begrippen als “adaptability” en “agility”, hoewel die vaak overlappen.
Je kunt flexibiliteit denken in (minstens) drie dimensies:
• Structurele flexibiliteit: de organisatie-architectuur, hiërarchie, processen en systemen zo inrichten dat je relatief eenvoudig kunt bijsturen.
• Mensen- en gedragsflexibiliteit: werknemers én leiders die geneigd zijn zich aan te passen, bij te leren, initiatieven te nemen en niet vast te roesten in routines.
• Tactische/operationele flexibiliteit: de manier waarop je werkt; wanneer, waar, welke middelen en het vermogen om deze keuzes te maken op basis van omstandigheden (bijv. werkplek, werktijd, verdeling van taken).
In een organisatie met een adaptieve cultuur spelen waarden als experimenteren, fouten durven maken, empowerment, iteratie en feedback een grote rol.
Waarom is het belangrijk?
• In turbulente tijden, technologische veranderingen, marktverschuivingen, maatschappelijke disrupties, is starheid een handicap. Een flexibele cultuur vergroot wendbaarheid.
• Flexibiliteit is verbonden met innovatie: organisaties met meer flexibiliteit (en ondersteunende systemen) kunnen sneller nieuwe ideeën testen en opschalen.
• Er is bewijs dat een cultuur van flexibiliteit, gedragen door participatieklimaat (dus medewerkers voelen zich betrokken), kan leiden tot een sterkere betrokkenheid en bereidheid tot verandering.
Maar, en dit is belangrijk, flexibiliteit is geen vrijbrief tot willekeur of vrijblijvendheid.
Verwachtingen:
wat kan je redelijkerwijs vragen als werkgever of manager?
Veel organisaties voelen druk: “we moeten flexibeler zijn, anders verliezen we talent.” Tegelijk worstelt men met behoud, motivatie, spanningen over thuiswerken etc. Hieronder een realistische blik:
Wat je kunt vragen/ verwachten:
• Adaptieve mindset; je mag medewerkers verwachten dat ze in beperkte mate meebewegen: openstaan voor verandering, feedback geven, alternatieven onderzoeken.
• Verantwoordelijkheid en autonomie; in een flexibele omgeving moeten medewerkers kunnen inschatten wat in een bepaalde situatie de beste keuze is (werkplek, werktijd, prioriteit).
• Communicatie & transparantie; flexibiliteit werkt alleen als de kaders duidelijk zijn (wat kan wel, wat is niet bespreekbaar) en als er een cultuur van openheid bestaat.
• Betrokken leiderschap; managers mogen initiatief nemen, barrières wegnemen, experimenten mogelijk maken, én helpen bij leren.
Wat je niet (moet) verwachten:
• Dat flexibiliteit automatisch leidt tot maximale productiviteit voor iedereen. Onderzoek naar flexibele werkregelingen laat zien dat de relatie tussen flexibiliteit, ziekteverzuim en personeelsverloop vaak niet lineair is; er is een omgekeerde U-vorm in veel contexten: te weinig flexibiliteit ook nadelig, te veel flexibiliteit zonder structuur ook nadelig.
• Dat iedereen in élke situatie dezelfde mate van flexibiliteit wenst of aankan. Mensen verschillen in voorkeuren (introvert versus extravert, thuissituatie, organisatiegraad) en in fases van hun leven.
• Dat flexibiliteit betekent: géén grenzen, géén prioriteiten, geen noodzaak tot afstemming. Zonder duidelijke kaders vervalt flexibiliteit al snel in chaos.
• Dat je flexibiliteit kunt afdwingen. Cultuurverandering kost tijd, consistentie en voorbeeldgedrag van bovenaf.
Focus: waar moet je als leider echt op investeren en wat kun je loslaten?
Om flexibiliteit niet te laten verzanden in holle retoriek, kun je als organisatie de volgende aspecten als hefboom inzetten:
1. Creëer participatieklimaat en psychologische veiligheid
Onderzoek laat zien dat de perceptie van een “participatieklimaat” de brug vormt tussen flexibele waarden en concrete medewerker commitment of bereidheid tot verandering. Medewerkers moeten het gevoel hebben dat ze mee mogen denken, dat hun mening telt, dat ze fouten mogen maken zonder afgestraft te worden, anders krijg je rigide gedrag.
2. Leiderschap: van sturende manager naar adaptieve gids
In literatuur over adaptief leiderschap wordt benadrukt dat het vermogen van een leider om in te spelen op veranderende omstandigheden (inclusief onzekerheid) een cruciale moderator is tussen flexibiliteit en innovatie. Leiders moeten dus niet alleen doelstellingen stellen, maar ook richting bieden in onzekere situaties, betekenis geven en (zelf) veerkracht tonen.
3. Organisatorische ambidexterity (balans tussen exploratie & exploitatie)
Flexibiliteit wordt sterker wanneer je als organisatie een evenwicht kunt vinden tussen het benutten van bestaande competenties (exploitatie) én het verkennen van nieuwe wegen (exploratie). Onderzoek wijst uit dat dit balanceren (ook wel ambidexterity genoemd) essentieel is voor teamflexibiliteit en betere uitkomsten.
4. Experimenten, iteraties, feedbackloops
Maak ruimte voor kleine pilots, leer van wat werkt/ niet werkt, schaal op wat goed is. Een flexibele cultuur is er één die niet op perfectie wacht, maar voortdurend bijstuurt.
5. Duidelijke kaders & spelregels
Flexibiliteit zonder kaders leidt tot interpretatieconflicten. Stel samen met medewerkers heldere “spelregels”: welke functies moeten aanwezig zijn, welke tijdspercentages kunnen flexibel, welke kernuren bestaan er, wat betekent bereikbaarheid? Duidelijkheid geeft vertrouwen.
6. Betekenis en verbinding
Flexibiliteit slijt snel als het slechts wordt gezien als “extraatje”. Als flexibiliteit geworteld is in een missie, purpose of gedeelde waarden, verliest het zijn vrijblijvendheid. Mensen zullen sneller bewegen als ze voelen dat ze bijdragen aan iets groters.
7. Evalueren & bijsturen
Flexibiliteit is geen eenmalig project: monitor effecten (tevredenheid, verloop, samenwerking, output) en blijf bijsturen. Wellicht moet je flexibiliteit in verschillende teams anders invullen afhankelijk van taak, fase, mensen.
Over koppeling met generatieverschillen, behoud en thuiswerkdiscussies
Omdat jullie eerder het thema generatieverschillen al bespraken, is het nuttig om dit te koppelen:
• Jongere generaties (Gen Z, millenials) hechten doorgaans meer waarde aan autonomie, zingeving, balans en flexibiliteit in werkplek/uren.
• Tegelijk zijn generaties geen uniforme groepen: ook onder jongeren zijn er verschillen in wensen en grenzen.
• De spanning over thuiswerken is een illustratie van flexibiliteit in de praktijk: medewerkers verwachten het vaak (na de pandemie) als verworven recht, terwijl managers soms worstelen met zicht, cohesie of vertrouwen. In onderzoek wordt gesuggereerd dat huiswerktoepassing een “psychologisch contract” verandert: de “plek van flexibiliteit” verschuift van een privilege naar een norm waar werknemers recht op menen te hebben.
• Belangrijk is om per team of functie te differentiëren: welke mate van fysiek contact is nodig? Is “mutual agreement” mogelijk?
• Behoud draait niet alleen om voorwaarden, maar om een combinatie van betrokkenheid, groei, erkenning én het gevoel dat je invloed hebt. Flexibiliteit is een middel, geen ultiem product.
Als je je richt op flexibiliteit als cultuur én strategie (in plaats van gunst of privileges), heb je een stevig fundament om de discussie over thuiswerken op te vangen, met ruimte voor verschillen én kaders.
Ons Groei-evenement op 6 november in Utrecht
Op het aanstaande Groei-evenement duiken we samen in de praktijkvorming van flexibiliteit: we nemen je mee in modellen, tools en concrete casussen; zodat je niet alleen geïnspireerd raakt, maar met een roadmap naar huis gaat. Wil je volgend jaar écht flexibel inrichten, dan is dit de plek om verbinding te maken, kennis te delen en samen te groeien.
Je kunt uiteraard ook op andere momenten bij ons terecht voor ondersteuning en hulp bij praktische vragen als:
• “Hoe bepaal je wanneer flexibiliteit meer kwaad dan goed doet?”
• “Welke spelregels zijn nodig in jouw organisatie om flexibiliteit werkbaar te maken?”
• “Hoe kan je de thuiswerkdiscussie ombuigen naar een constructief gesprek over vertrouwen en resultaat in plaats van aanwezigheid?”
